Privacy - informatie voor cliënten
Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn wij verplicht om een privacy statement op onze website te plaatsen dan wel beschikbaar te hebben in de praktijk. Deze informatie is niet bedoeld als vervanging van het privacy statement, maar als een aanvulling daarop.
Uw dossier
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat wij als behandelaar een dossier aanleggen: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat wij vanaf het moment van uw aanmelding uw gegevens hierin noteren. Wij gebruiken het goed beveiligde softwareprogramma Zorgadmin van Profsoftware. Het gaat om gegevens over uw gezondheid, bijvoorbeeld uw voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals uw naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener zijn wij verplicht om uw identiteit vast te stellen en uw burgerservicenummer (bsn) te noteren.
Wij bewaren in uw dossier ook de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens die wij via andere zorgverleners hebben gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.
Beveiliging van uw dossier
Wij hebben alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan zijn wij verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Wij zullen u dan ook op de hoogte stellen.
Toegang tot uw dossier
Alle personen in de praktijk die bij uw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot uw dossier. Dit geldt ook voor de collega die ons vervangen bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als wij gehouden aan het beroepsgeheim. Uw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om u van goede zorg te voorzien.
Informatie delen
Alleen met uw toestemming mogen wij informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie wij u doorverwijzen. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit uw dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zullen wij u opnieuw om toestemming vragen, zodat u weet welke informatie wij met welke doel delen en met wie. Als u toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maken wij daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen wij de informatie niet verstrekken.
Zorgverzekeraars
Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal van uw persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn). Met ingang van 2022 zijn wij ook verplicht om de zorgvraagtypering (zie onder) vast te leggen en op de rekening naar de zorgverzekeraar te vermelden. In de gespecialiseerde ggz gaat het daarnaast ook om uw diagnose.
Als u hier bezwaar tegen heeft, kunt u een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier waarmee u aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan uw zorgverzekeraar. Op declaraties in de generalistische basis-ggz hoeven wij de behandeldiagnose niet te vermelden.
Voor sommige behandelingen heeft u op grond van de polisvoorwaarden van uw zorgverzekering- alleen recht op een vergoeding als uw zorgverzekeraar hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Dit wordt ook wel een machtiging genoemd. In die gevallen kan de zorgverzekeraar mij om informatie vragen over de diagnose. Als u bezwaar heeft tegen deze informatieverstrekking, kunt u dit kenbaar maken door het ondertekenen van een privacyverklaring. Dit kan wel tot gevolg hebben dat uw zorgverzekeraar geen machtiging geeft en dus dat de behandeling niet wordt vergoed.
Zorgverzekeraars mogen controleren of onze administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Wij zijn verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is uw toestemming niet vereist; Wij zullen u hierover wel vooraf informeren.
Nederlandse Zorgautoriteit
De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) ontvangt gegevens over declaraties in de ggz. Deze ontvangen zij via Vektis, die landelijke gegevens van zorgverzekeraars verzamelt. Deze gegevens zijn van belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. Declaratiegegevens zijn onder andere de zorgvraagtypering, diagnoses en consulten. De NZa-database bevat geen persoonlijke gegevens zoals uw naam, adres en woonplaats. Wij zijn verplicht om deze gegevens te verstrekken aan de zorgverzekeraar en daarmee -geanonimiseerd- aan de NZa. Als u hiertegen bezwaar heeft, kunt u de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. Wij verstrekken deze gegevens dan niet.
Zorgvraagtypering en andere vragenlijsten
Ggz-aanbieders zijn wettelijk verplicht om een zorgvraagtypering te doen. Hiervoor gebruiken we een vragenlijst. Daarnaast kunnen wij u, als dit in de behandeling past, aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal een vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in uw dossier. Met deze gegevens kunnen wij het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen.
Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie
Visitatie
Eens in de vijf jaar vindt er per behandelaar in onze praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als wij een beroepsgeheim hebben. Wij geven deze collega’s alleen inzage in uw dossier als u daar desgevraagd toestemming voor heeft gegeven. Zonder uw toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat wij alle gegevens hebben verwijderd waaruit uw identiteit blijkt.
Intervisie, supervisie of consultatie
In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maken wij alleen gebruik van gegevens waaruit uw identiteit niet af te leiden is.
Derden
Mochten andere personen of instanties informatie vragen over uw behandeling, dan zijn wij niet verplicht die te geven. Wij hebben er in ieder geval uw gerichte toestemming voor nodig en zullen vooraf met u doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.
Als u ons toestemming heeft gegeven, dan maken wij daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen wij de informatie niet verstrekken. In onze rol als (voormalig) behandelaar mogen wij alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Wij mogen bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel.
Ook als u toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moeten wij een eigen afweging maken of dit gezien ons beroepsgeheim geoorloofd is. Wij kunnen dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar ons oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor u kan zijn. Meer hierover kunt u lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.
Voor facturatie
De rekeningen worden door onszelf gemaakt en verstuurd. Om ervoor te zorgen dat wij uw gegevens veilig worden bewerkt en bewaard, hebben wij een verwerkersovereenkomst met de softwareprovider. Daarin staan heldere afspraken over de bewaking van uw privacy, zoals de wet het voorschrijft. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze privacy statement op onze website.
Bewaartermijn van uw dossier
Als uw behandeling is afgerond, wordt uw dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als u uw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.
Uw rechten
Als cliënt heeft u volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over u worden vastgelegd in uw dossier. Namens u kan ook uw wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door u schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar mijn oordeel uw belangen zou schaden, dan hoef ik daaraan geen gehoor te geven.
Recht op inzage en afschrift
U hebt recht om uw dossier in te zien en u kunt om een kopie vragen; U hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mogen wij op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als gegevens van anderen, zoals uw partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor uw inzagerecht (tenzij deze gegevens door uzelf zijn verstrekt). Wij zullen u daar in dat geval over informeren.
Recht op correctie of aanvulling
Als u vindt dat bepaalde gegevens in uw dossier niet kloppen, dan kunt u ons vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van ons professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kunnen wij, indien u dat wenst, een aanvullende verklaring met uw eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens
Volgens u op dat moment niet relevant, maar wilt u ze toch bewaren, dan kunt u verzoeken deze af te schermen voor medewerkers.
Recht op vernietiging
U kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) uw gegevens uit uw behandeldossier te laten vernietigen. Wij voldoen dan binnen een maand aan uw verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan uw verzoek te voldoen, zullen wij dat aan u laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk.
Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor uw gegevens in onze administratie (factuur, declaratiesysteem) geldt dat wij deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moeten bewaren.
In een aantal gevallen kunnen wij op grond van de wet weigeren aan uw verzoek te voldoen; Wij zullen u dan uitleggen waarom.